La nostra Società garantisce la sicurezza, la riservatezza e la protezione dei dati di cui è in possesso, in tutti i processi aziendali.
La presente informativa descrive in che modo usiamo e gestiamo i dati personali raccolti tramite il nostro sito www.cosmoprof.com (di seguito “Sito”) e le applicazioni mobili rese disponibili nell’ambito dei nostri servizi (“App”), escludendo siti terzi che non siano di pertinenza della nostra Società, consultabili solo tramite link esterni.
Ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (di seguito anche “GDPR”, La informiamo che i dati personali da Lei volontariamente forniti o acquisiti nell’ambito dell’utilizzo del Sito, delle App e dei relativi servizi saranno trattati nel rispetto della vigente normativa in materia di protezione dei dati personali e comunque, dei principi di riservatezza cui è ispirata l’attività della Società.
Prima di navigare o fornirci i Suoi dati personali, La invitiamo a prendere visione della presente Privacy Policy, nonché delle eventuali e ulteriori specifiche informative che potranno essere fornite prima di accedere a servizi particolari o ad aree riservate del Sito. Per qualsiasi informazione in merito al trattamento dei dati personali, potrà contattarci scrivendo all’indirizzo privacy@cosmoprof.it.
1. Categoria dei dati trattati
Durante l’interazione con il nostro Sito e la fruizione dei relativi servizi, raccogliamo le seguenti categorie di dati.
Informazioni necessarie per l’utilizzo del Sito
- Dati di navigazione: i sistemi informatici e le procedure software preposte al funzionamento del Sito acquisiscono, nel corso del loro normale esercizio, alcuni dati personali la cui trasmissione è implicita nell’uso dei protocolli di comunicazione di internet. Si tratta di informazioni che non sono raccolte per essere associate a soggetti identificati, ma che per loro stessa natura potrebbero, attraverso elaborazioni ed associazioni con dati detenuti da terzi, permettere di identificarla. In questa categoria di dati rientrano:
- gli indirizzi IP dei computer o dei dispositivi da Lei eventualmente utilizzati per connettersi al Sito;
- gli indirizzi in notazione URI (Uniform Resource Identifier) delle risorse richieste;
- l’orario della richiesta, il metodo utilizzato nel sottoporre la richiesta al server;
- la dimensione del file ottenuto in risposta;
- il codice http di risposta del server;
- altri parametri relativi al Suo browser e/o sistema operativo.
Utilizziamo questi dati al solo fine di ricavare informazioni statistiche anonime sull’uso del Sito e per controllarne il corretto funzionamento. Tali dati, necessari per l’utilizzo del Sito, allo stato, non persistono più del tempo strettamente necessario all’utilizzo del Sito medesimo, salve eventuali necessità di accertamento di reati da parte dell'Autorità giudiziaria
Informazioni che ci ha fornito volontariamente
Oltre ai dati personali già acquisiti da BolognaFiere Cosmoprof ai fini dell’instaurazione dei rapporti contrattuali, potremo raccogliere le seguenti categorie di dati.
- Dati di registrazione: la registrazione all’Area riservata del Sito comporta l’acquisizione dei dati personali che verranno usati per attivare le Sue credenziali di autenticazione e per accedere ai nostri servizi. In particolare, saranno raccolti le seguenti categorie di dati:
- dati anagrafici (quali: nome e cognome;
- dati di contatto (quali, telefono, e-mail e/o pec, indirizzo di residenza o domicilio);
- dati relativi alla posizione professionale;
- indirizzo IP.
- Dati bancari e di pagamento: (es. dati relativi alla carta di credito e/o altro strumento utilizzato sul Sito, estremi del conto corrente (IBAN) necessari per procedere all’acquisto dei prodotti e servizi disponibili sul Sito, nonché per gestire i Buyer Program.
- Immagini (foto): per l’accesso alla Piattaforma MyMatch, è richiesta la foto per completare il profilo dei Buyer e dei Team Member degli Espositori. Inoltre, durante gli eventi fieristici, sono effettuate da parte nostra e/o di fotografi e/o videomakers da noi autorizzati, riprese video (inclusa voce) e/o fotografie che saranno utilizzate per la pubblicazione su nostri siti web/landing pages e profili social e su brochure, cataloghi, flyers e altro materiale cartaceo che promuove gli eventi e per la realizzazione di video di promozione degli eventi. Nel caso in cui, però, le suddette immagini La ritraggano in modo riconoscibile, BolognaFiere Cosmoprof potrà pubblicarle, solo previo Suo specifico consenso, rilasciato in loco al nostro fotografo e/o videomaker ufficiale. In tal caso, Lei espressamente rinuncia a qualsiasi corrispettivo economico per l’utilizzo della Sua immagine. Lei può chiedere in qualsiasi momento successivo l’oscuramento del viso ritratto nelle immagini pubblicate on-line, ferma restando la liceità del trattamento operato fino alla data dell’oscuramento.
- Altre informazioni: potrà, inoltre, scegliere di fornirci altre informazioni quando, ad esempio, compila un form (es. per la partecipazione a specifici servizi) o invia una richiesta di assistenza o di informazioni attraverso la sezione INFO e CONTATTI del Sito.
Iscrizione alla Newsletter
L’iscrizione alla Newsletter comporta l’acquisizione dei dati personali (quali: nome, cognome, indirizzo email e nazione) necessari per inviarLe quanto richiesto.
Social Network
BolognaFiere Cosmoprof non controlla né supervisiona le piattaforme di social media alle quali potrebbe aver fornito i Suoi dati personali, né utilizza alcune delle interazioni possibili con dette piattaforme (es. “like” su Facebook) per effettuare attività di direct marketing o di profilazione. Pertanto, ogni domanda e/o richiesta relativa al trattamento dei Suoi dati personali da parte di un social media dovrà essere indirizzata a quest’ultimo.
Cookies
Le informazioni sull’uso dei cookies e delle tecnologie correlate utilizzate da BolognaFiere Cosmoprof sono rinvenibili nella “Cookie Policy”.
2. Finalità e basi giuridiche per il trattamento dei dati personali
Lei potrà fruire dei servizi offerti da BolognaFiere Cosmoprof solo previa registrazione al Sito.
Gli Espositori, ai fini della registrazione al Sito, dovranno essere muniti dell’account e delle credenziali di autenticazione rilasciate da BolognaFiere Cosmoprof all’atto della stipula del contratto di partecipazione, secondo le modalità ivi indicate. I Visitatori (inclusi i “Buyer”), invece, potranno registrarsi al sito creando il proprio account con le modalità ivi indicate.
Il numero di telefono, la mail e le altre forme di comunicazione elettronica che avrà indicato all’atto della registrazione potranno essere utilizzati per verificare il Suo account, nonché per fornirLe i servizi richiesti e inviarLe le relative comunicazioni.
I dati personali messi a disposizione di BolognaFiere Cosmoprof potranno essere utilizzati per le finalità e secondo le basi giuridiche riportate di seguito:
A. Per offrirLe i servizi, adottare le misure precontrattuali da Lei richieste ed eseguire il contratto
Per offrirLe i servizi, adottare tutte le misure precontrattuali da Lei richieste e/o necessarie alla conclusione del contratto, nonché eseguire il contratto che abbiamo stipulato, utilizzeremo i Suoi dati per le eseguenti finalità:
- consentire l’accesso e la navigazione sul Sito;
- rispondere ai messaggi e alle richieste pervenute tramite gli indirizzi di contatto del Sito;
- gestire il processo di registrazione al Sito;
- gestire il Suo profilo per consentirLe di accedere ai nostri servizi, secondo le modalità indicate di volta in volta;
- eseguire il rapporto contrattuale relativo alla Sua partecipazione, in qualità di Espositore, alle manifestazioni fieristiche organizzati da BolognaFiere Cosmoprof;
- eseguire il rapporto contrattuale relativo all’acquisto del biglietto per l’accesso, in qualità di Visitatore, alle manifestazioni organizzati da BolognaFiere Cosmoprof;
- eseguire il rapporto contrattuale relativo alle attività di sponsorizzazione;
- eseguire il rapporto contrattuale relativo all’adesione dei Buyer al programma di incentivi dedicati (“Buyer Program”);
- fruire, in qualità di Espositore o di Buyer aderente al Buyer Program, dei servizi offerti dalla Piattaforma MyMatch;
- partecipare ai seminari, gratuiti o a pagamento, organizzati da BolognaFiere Cosmoprof durante le manifestazioni fieristiche;
- partecipare alle competizioni a pagamento organizzate da BolognaFiere Cosmoprof (quali a titolo esemplificativo, “Cosmoprof Awards” e “Cosmotrends”);
- gestire i pagamenti connessi ai suddetti rapporti contrattuali e/o alla fruizione dei servizi offerti, nonché le relative attività di fatturazione.
B. Per adempiere agli obblighi di legge a cui siamo soggetti
Potremo trattare i dati personali per le seguenti finalità:
- adempiere alle prescrizioni normative, fiscali ed amministrative strumentali e/o comunque connesse ai fini dell’esecuzione del rapporto contrattuale e/o delle misure precontrattuali richieste, nonché dei servizi offerti;
- adempiere agli obblighi in materia di sicurezza, salute e igiene nell’ambito delle manifestazioni fieristiche, nel rispetto delle disposizioni vigenti;
- adempiere agli obblighi di legge e/o regolamentari cui è soggetta la Società o a richieste delle Autorità o di altre Istituzioni competenti.
C. Per eseguire i nostri legittimi interessi
Potremo trattare i dati personali per il perseguimento del nostro legittimo interesse volto a:
- gestire, proteggere e migliorare le funzionalità del Sito;
- inviare le comunicazioni relative al rapporto con Lei in essere e ai servizi richiesti, anche sulla base della categoria professionale che ha indicato all’atto della registrazione;
- inviarLe le comunicazioni commerciali relative ai servizi e prodotti di BolognaFiere Cosmoprof analoghi a quelli di cui ha già usufruito, salvo Suo dissenso;
- accertare, esercitare o difendere un nostro diritto e/o di altre società afferenti al nostro Gruppo in sede giudiziaria.
D. Trattamenti per i quali è richiesto di esprimere il consenso
Previo rilascio del Suo espresso e separato consenso, potremmo trattare i Suoi dati personali per le seguenti finalità:
- elaborare studi e ricerche statistiche e di mercato;
- inviarLe, gratuitamente, la Newsletter e le altre comunicazioni promozionali e commerciali relative ai servizi e prodotti offerti da BolognaFiere Cosmoprof e dai suoi partner commerciali, nonché dalle società del Gruppo BolognaFiere, mediante modalità tradizionali (es. posta cartacea) o sistemi automatizzati di contatto (es. e-mail, MMS, SMS), dall’Italia o dall’estero (inclusi i Paesi non appartenenti alla Unione Europea).
Il consenso potrà essere revocato in ogni momento, fatta comunque salva la liceità del trattamento effettuato prima di detta revoca.
3. Modalità del trattamento
Il trattamento dei dati personali verrà effettuato mediante idonei strumenti cartacei, elettronici e/o telematici, con logiche strettamente correlate alle finalità di cui sopra e, comunque, in modo tale da garantire la sicurezza e riservatezza dei dati stessi. Specifiche misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita dei Suoi dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati agli stessi.
I trattamenti connessi ai servizi web del Sito sono curati solo dal personale tecnico appositamente autorizzato ad effettuare le operazioni di trattamento, oppure da eventuali persone autorizzate ad effettuare occasionali operazioni di manutenzione. I suddetti trattamenti sono effettuati altresì da soggetti che forniscono servizi per la gestione e manutenzione del sistema informativo e servizi di assistenza tecnica relativamente ai servizi offerti e che operano in qualità di Responsabili o di Titolari autonomi del trattamento.
Tali trattamenti sono effettuati presso la sede di BolognaFiere Cosmoprof. Tutti i dati sono conservati su cloud Amazon AWS con sede in Irlanda. Il sito è gestito con l’ausilio di fornitori di servizi di sviluppo, assistenza e manutenzione IT, i quali agiscono anche in qualità di Responsabile del trattamento.
4. Conferimento dei dati e conseguenze di un eventuale rifiuto
Il conferimento dei Suoi dati per le finalità evidenziate alle lett. A. B. e C del precedente punto 2 non è obbligatorio: tuttavia il mancato conferimento, anche parziale, di tali dati determinerebbe l’impossibilità di completare il processo di registrazione, di eseguire il rapporto contrattuale o le misure precontrattuali e di farLe fruire dei relativi servizi, nonché di adempiere agli obblighi di legge e regolamentari.
Le segnaliamo, inoltre, che il mancato rilascio o la revoca del Suo consenso per le finalità evidenziate alla lett. D. del precedente punto 2, avrà come conseguenza l’impossibilità di svolgere gli studi e ricerche statistiche e di mercato, nonché inviarLe la Newsletter o altre comunicazioni promozionali e commerciali.
5. Destinatari dei dati personali
Potremo comunicare i Suoi dati personali ai seguenti destinatari:
- società controllanti, controllate, partecipate e/o collegate del Gruppo Bolognafiere;
- entità fisiche o giuridiche che collaborino in attività commerciali di BolognaFiere Cosmoprof o abbiano relazioni contrattuali con la stessa o che forniscono prodotti o servizi strumentali alla gestione del rapporto contrattuale in essere con BolognaFiere Cosmoprof o dei servizi offerti dalla medesima;
- soggetti, enti e/o società che si occupano di ricerche statistiche e di mercato, nonché fornitori di servizi inerenti all’organizzazione e allo svolgimento di eventi e manifestazioni;
- soggetti, enti e/o società che gestiscono e/o partecipano alla gestione e/o manutenzione del Sito e dei relativi servizi, nonché degli strumenti elettronici e/o telematici da noi utilizzati, fornitori di servizi hosting;
- soggetti incaricati di svolgere servizi connessi alla gestione dei sistemi di pagamento in uso presso il Sito, nonché gestori di biglietteria;
- Compagnie assicurative;
- soggetti che erogano, per nostro conto, servizi di varia natura (es. consulenti fiscali e tributari, società di revisione),
- liberi professionisti o studi professionali incaricati di assumere la nostra difesa in procedimenti contenziosi e/o amministrativi, nonché società di recupero crediti;
- Autorità di pubblica sicurezza e giudiziaria, soggetti, enti o altre autorità a cui sia obbligatorio comunicare i dati in forza di disposizioni di legge o di ordini di Autorità.
Nell’ambito della Piattaforma Mymatch, i dati personali contenuti nel profilo degli Espositori e dei Buyer saranno resi visibili agli Espositori e ai Buyer che abbiano confermato il meeting programmato. Tali dati potranno essere comunicati, anche successivamente al meeting, agli Espositori o Buyer che ne facciano espressa richiesta.
Inoltre, durante le nostre manifestazioni fieristiche, gli Espositori potranno fruire di una App che permetterà la scansione dei badge e l’acquisizione dei dati anagrafici dei Visitatori che visiteranno i loro stand. Successivamente, tali dati saranno trattati dagli Espositori secondo le proprie informative privacy alle quali si rinvia.
In ogni caso i Suoi dati personali non saranno soggetti a diffusione.
6. Trasferimento all’estero dei dati personali
I Suoi dati personali potranno essere eventualmente trasferiti all’estero, in conformità a quanto previsto dalla normativa vigente, anche in Paesi non appartenenti all’Unione Europea per l’adempimento di obblighi imposti da leggi, regolamenti o dalla normativa europea, ovvero per lo svolgimento delle finalità di cui al precedente punto 2.
Il trasferimento in Paesi Extra UE, oltre ai casi in cui questo è garantito da Decisioni di Adeguatezza della Commissione, è effettuato in modo da fornire Garanzie appropriate e opportune ai sensi degli artt. 46 o 47 o 49 del GDPR.
7. Durata del trattamento
I Suoi dati personali saranno trattati solo per il tempo necessario al raggiungimento delle medesime finalità per i quali essi sono trattati, conformemente quanto previsto dagli obblighi di legge, e in particolare:
- i dati saranno conservati per tutta la durata del rapporto contrattuale instaurato con BolognaFiere Cosmoprof e dei servizi offerti e, successivamente alla cessazione degli stessi, solo per il tempo necessario per garantire l'espletamento di tutti gli adempimenti di legge;
- le fatture e ogni altro documento di natura contabile sarà conservato per tutta la durata del rapporto in essere e, successivamente, per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione;
- i dati identificativi della Sua carta di credito o degli eventuali e/o ulteriori sistemi di pagamento disponibili sul nostro Sito non saranno conservati, neanche temporaneamente, presso i nostri sistemi. I dati relativi alla carta di credito acquisiti in relazione alla gestione del Buyer Program saranno conservati solo per il tempo necessario per garantire l'espletamento di tutti gli adempimenti di legge;
- i dati trattati per l’invio della Newsletter e delle ulteriori comunicazioni promozionali e commerciali saranno trattati sino a quando non comunicherà la Sua volontà di revocare il consenso, secondo le modalità di volta in volta rese disponibili. In mancanza di revoca, i dati acquisiti per le suddette finalità potranno essere conservati per un periodo di tempo non superiore a 24 mesi. Successivamente alla revoca o, in mancanza, trascorso il periodo di conservazione indicato, i dati saranno cancellati o resi anonimi in modo permanente.
8. Diritti dell’interessato
La informiamo che in qualunque momento relativamente ai Suoi dati, Lei potrà esercitare i diritti previsti nei limiti ed alle condizioni previste dagli articoli 15-22 del GDPR.
Nel dettaglio, l’Interessato ha il diritto di:
- Diritto di accesso: potrà richiederci informazioni in merito ai trattamenti dei Suoi dati o la conferma che trattiamo i Suoi dati personali. Potrà altresì richiederci copia dei Suoi dati tramite e-mail e verificare quali dati sono in nostro possesso.
- Diritto di rettifica: potrà richiederci di rettificare i Suoi dati personali qualora non siano corretti, incluso il diritto di richiedere l’integrazione dei dati incompleti.
- Diritto alla cancellazione: potrà richiederci la cancellazione (cosiddetto “diritto all’oblio”) dei Suoi dati personali.
- Diritto di limitazione: potrà richiederci la limitazione del trattamento dei Suoi dati personali nei casi previsti dalla legge.
- Diritto alla portabilità: potrà ottenere, in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, i dati personali che ci ha comunicato e trasmetterli ad un altro soggetto.
- Diritto di opposizione: potrà opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento dei Suoi dati personali, salvo la sussistenza di nostri prevalenti interessi legittimi.
- Diritto di revocare il consenso: nei casi in cui il trattamento fondi la sua base giuridica sul consenso, potrà revocarlo in ogni momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento basato sul consenso prima della revoca.
In ogni caso, qualora ritenga che i Suoi diritti siano stati lesi o che i trattamenti operati da BolognaFiere Cosmoprof siano in contrasto con la normativa vigente, potrà proporre reclamo all’Autorità di controllo competente che, nel nostro caso, è il Garante per la protezione dei dati personali, fermo restando ogni altro ricorso amministrativo o giurisdizionale.
Potrà esercitare i diritti sopra descritti scrivendo all’indirizzo privacy@cosmoprof.it; a tale richiesta sarà fornito idoneo riscontro senza ritardo entro 30 (trenta) giorni dalla ricezione della richiesta, salvo eventuali proroghe in conformità alla normativa vigente.
9. Titolare e Responsabile della Protezione dei Dati
Il Titolare del trattamento dei dati personali è BolognaFiere Cosmoprof S.p.A., in persona del Presidente pro tempore, con sede in Bologna, Via Maserati n. 16.
Il Responsabile della Protezione dei Dati può essere contattato all’indirizzo di posta elettronica DPO@COSMOPROF.IT.
La presente informativa sarà soggetta ad aggiornamenti. BolognaFiere Cosmoprof invita, pertanto, gli utenti che intendano conoscere le modalità di trattamento dei dati personali raccolti da BolognaFiere Cosmoprof a visitare periodicamente questa pagina.
Data ultimo aggiornamento: 23/12/2022.
